I. Zgodnie z procedurą zgłoszeń zewnętrznych, zgłoszenia naruszenia prawa można dokonać:
⇒ na adres do korespondencji: Urząd Gminy Gródek, ul. A. i G. Chodkiewiczów 2, 16-040 Gródek z dopiskiem „Nie otwierać. Zgłoszenie zewnętrzne – Wójt Gminy Gródek”;
⇒ poprzez e-mail na adres zgloszenia@grodek.pl, tytuł maila „Zgłoszenie zewnętrzne – Wójt Gminy Gródek”

Formularz zgłoszenia zewnętrznego

II. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

III. Na żądanie sygnalisty, organ, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

IV. Upoważnieni pracownicy Urzędu potwierdzą przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.

V. Upoważnieni pracownicy Urzędu w ramach postępowania sprawdzającego, które ma na celu wstępną analizę zgłoszenia zewnętrznego:
1) ustalają czy zgłoszenie zewnętrzne:
2) zostało złożone przez osobę, o której mowa w art. 4 ustawy,
3) dotyczy katalogu spraw, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy,
4) dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu.

Dokonane zgłoszenie zewnętrzne nie podlega rozpatrzeniu w przypadku gdy nie spełnia łącznie powyższych kryteriów. W sytuacji, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, ale nie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta, ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania tego zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę. W sytuacji, gdy zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa Wójt odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informuje o tym fakcie sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Upoważnieni pracownicy Urzędu w ramach postępowania wyjaśniającego, które ma na celu ustalenie stanu faktycznego, mogą w szczególności:
1) wystąpić do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu bądź ich pracowników o przekazanie dokumentów i danych;
2) uzyskiwać ustne i pisemne wyjaśnienia od pracowników i zleceniobiorców;
3) dokonywać wizji lokalnej;
4) przesłuchiwać świadków

VI. Przed przystąpieniem do czynności z zakresu zgłoszeń zewnętrznych upoważnieni pracownicy składają oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą procedurą oraz zobowiązaniu do zachowania tajemnicy. Rejestr i sprawy z zakresu zgłoszeń zewnętrznych są wyłączone z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

VII. Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) - dalej RODO, informujemy, że: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Gródek ul. A. i G. Chodkiewiczów 2, 16-040 Gródek, kontakt z Administratorem możliwy jest w następujący sposób:
⇒ adres poczty elektronicznej: sekretariat@grodek.pl
⇒ nr telefonu 85 7180664
⇒ pisemnie na adres siedziby Administratora.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:
1) adres poczty elektronicznej: iodo@grodek.pl
2) pisemnie na adres siedziby Administratora.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie:
⇒ obowiązku prawnego wynikającego z przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (zgodnie z art. 6 lit. c RODO);
⇒ Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
⇒ dobrowolnej zgody, jeżeli nie decyduje się Pan/i na zachowanie anonimowości (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Podmioty mogące otrzymać dane osobowe zgromadzone podczas czynności przetwarzania:
1) organy ścigania,
2) organy administracji rządowej, samorządowej,
3) instytucje publiczne,
4) sądy.
Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.
Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich - poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz organizacji międzynarodowej.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu określonego w pkt 3, a po tym czasie archiwizowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana naruszałoby przepisy RODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, infolinia: 606-950-000). Podanie danych jest dobrowolne. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

VIII. Upoważnieni pracownicy Urzędu, po zakończeniu postępowania wyjaśniającego:
⇒ przekazują sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającego 3 miesięcy;
⇒ informują sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego;
⇒ monitorują wykonanie wniosków.

IX. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, o których mowa w art. 16 ustawy.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl